עו"ד הילה גרפינקל
מרבית העסקים הקטנים סובלים מנגישות נמוכה לתחום המכרזים, בין השאר בגלל חוסר ידע והבנה כיצד להתמודד כיצד לגשת למכרז . אז הנה 5 טיפים קצרים אשר ישפרו את סיכוייך:
1. אל תגיש ערבות מיטיבה –כולם יודעים שמפרסם המכרז רשאי לפסול ערבויות שהוגשו בחריגה מהנוסח המחייב שצורף למסמכי המכרז או שלא על פי ההנחיות שהופיעו בו. אבל לא כולם יודעים, שפסילה כאמור יכולה להתרחש גם אם הערבות שהוגשה היא "ערבות מיטיבה" – כלומר, בעלת סכום גבוה יותר או בעלת תוקף ארוך יותר מהנדרש. לכן, יש להגיש ערבות אשר תואמת בדיוק לדרישות מפרסם המכרז ולא לחרוג מהן.
2. תשאל שאלות – אם תנאי במכרז לא ברור או מכביד, כדאי ורצוי לפנות למפרסם המכרז ב"שאלת הבהרה" ולא להיקלע למצב בו תנאי המכרז לא ברורים וקיימת התלבטות אם להגיש הצעה או לא.
3. ערוך הצעה מסודרת – מפרסם המכרז מקבל הצעות רבות, המכילות מסמכים רבים. מומלץ להגיש הצעה מסודרת ומאורגנת, כרוכה ואפילו עם חוצצים או תוכן עניינים, על מנת להקל על הבדיקה ולעזור למפרסם המכרז לאתר את המסמכים הדרושים לו. ישנם מכרזים בהם אפילו ניתן ניקוד לאופן בו מוגשת ההצעה וחבל להפסיד ניקוד זה.
4. קרא את החוזה – על אף שבמועד הגשת ההצעה החוזה הוא מסמך "שולי", יש לזכור שאחרי הזכייה החוזה הוא המסמך אשר מסדיר את מערכת היחסים בינך לבין מפרסם המכרז. לכן, חובה לקרוא את החוזה בעיון ולנסות לאתר תנאים אשר עלולים להקשות על ההתקשרות בהמשך הדרך (ואז לבקש לתקנם – ר' טיפ מס' 2) או שיש להם השפעה על תמחור ההצעה. לדוגמא, הצמדה או אי-הצמדה למדד או לשכר המינימום במשק, השפעת שינוי בשערי מט"ח על המחירים, דרישות ביטוח, מפרט השירות הנדרש / SLA ואפשרות המזמין להטיל קנסות במקרה של איחורים או חריגות מההסכם – כל אלה יכולים וצריכים להשפיע על תמחור ההצעה. אם קריאת המכרז והחוזה מסובכים – כדאי להשקיע בייעוץ משפטי לעניין זה, שכן העלות שלו כדאית בהתחשב בחיסכון האפשרי.
5. אל תאחר! – המועד האחרון להגשת הצעות קשיח. וכך גם שעת ההגשה. כדאי להיערך בהתאם על מנת שלא לאחר. גם אם הסיבה לאיחור נראית לגיטימית, כדאי לדעת שבתי המשפט דחו טענות של מציעים שהצעתם נפסלה עקב איחורים שנבעו מתאונת דרכים ואף פיגועים. לכן, יש להיערך בהתאם ולקחת בחשבון גם את חיפושי החניה, זמן איתור החדר הנכון וכו' על מנת שהמעטפה תימצא בתיבה לפני שמגיע המועד האחרון להגשת ההצעות למכרז.